Каждый работник имеет право на получение ежегодного оплачиваемого отпуска, а отдельные категории работников также на дополнительные оплачиваемые отпуска. Процедура предоставления отпусков регулируется Трудовым кодексом РФ, а значит, соблюдать ее надо неукоснительно. Рассмотрим, как отправить работника в ежегодный отпуск правильно.

ШАГ 1: НАПРАВЛЯЕМ ИЗВЕЩЕНИЕ О НАЧАЛЕ ОТПУСКА ИЛИ ПОЛУЧАЕМ ЗАЯВЛЕНИЕ РАБОТНИКА

До сих пор многие кадровики сомневаются, нужно ли работнику писать заявление на отпуск. Давайте разберемся.

Как известно, очередность предоставления отпусков определяется графиком отпусков (часть первая ст. 123 ТК РФ). Работодатель утверждает график не позднее чем за две недели до начала года, на который он составлен. График утверждается с учетом мнения профсоюза (при его наличии) (часть первая ст. 123 ТК РФ). После того как график отпусков утвержден, он становится обязательным для работника и работодателя (часть вторая ст. 123 ТК РФ).

Это правило не касается тех категорий работников, которым работодатель обязан предоставить ежегодный отпуск в удобное для них время. К ним относятся:

• мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам (часть четвертая ст. 123 ТК РФ);
• ветераны боевых действий (Федеральный закон от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах», в ред. от 19.12.2016);
• «чернобыльцы» (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС», в ред. от 28.12.2016);
• работники, супруги которых являются военнослужащими (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих», в ред. от 03.04.2017);
• внешние совместители, которым предоставляется отпуск одновременно с отпуском по основной работе (часть 1 ст. 286 ТК РФ);
• Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации, полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» в ред. от 02.07.2013, с изм. от 19.12.2016).

Извещение о начале отпуска

Утвержденной формы извещения о времени начала отпуска нет, поэтому работодателю следует разработать ее самостоятельно. Однако нужно учесть, что в документе должна быть следующая информация:

• наименование организации;
• исходящий номер и дата регистрации документа;
• должность, фамилия и инициалы работника;
• наименование структурного подразделения;
• крайние даты предоставляемого ежегодного отпуска;
• подпись работодателя.

Обратите внимание! Извещение о времени начала отпуска (Пример 1) работник должен получить под роспись не позднее чем за две недели до начала отпуска (часть первая ст. 123 ТК РФ).

По утвержденному графику отпусков секретарь Ильина Н.Б. должна идти в отпуск с 17.06.2017 по 30.06.2017. Ознакомиться под роспись с извещением о времени начала отпуска в этом случае Ильина Н.Б. должна не позднее 02.06.2017.

Если в отпуск идут несколько работников, уведомить их можно одним документом (Пример 2). Следует учесть, что две недели до отпуска — это минимальный срок, можно уведомлять и ранее.

По графику работники идут в отпуск в различные дни июля - с 01.07.2017 по 31.07. 2017. Значит, всех работников, идущих в отпуск в июле, можно уведомить 12 июня. Для тех, кто идет в отпуск 01.07.2017, срок предупреждения будет минимальный, для всех остальных - больше минимального.

Заявление о предоставлении отпуска

Форма заявления о предоставлении отпуска законом также не предусмотрена, поэтому, получив заявление работника, необходимо проверить, присутствуют ли в документе все необходимые реквизиты, а именно:

• наименование организации-работодателя;
• должность, фамилия и инициалы руководителя;
• должность работника и наименование структурного подразделения;
• фамилия и инициалы работника.

В тексте заявления работник указывает, какой отпуск он просит предоставить (основной или дополнительный), дату начала отпуска и количество дней отпуска.

Работник собственноручно подписывает заявление и проставляет дату. Далее руководитель ставит на заявлении визу согласования.

Чтобы упростить процесс и снизить количество ошибок, организация может разработать бланк заявления - работникам останется только его заполнить. Однако и на заполненном бланке заявления должна стоять собственноручная подпись работника (Пример 5).

Заявление о предоставлении ежегодного отпуска нужно подавать заранее. Это позволит руководителю найти замену работнику на время отпуска, а бухгалтерии - рассчитать отпускные, которые должны быть выплачены не позднее, чем за три дня до начала отпуска (часть девятая ст. 136 ТК РФ).

Если работодатель нарушает это требование законодательства, он выплачивает работнику денежную компенсацию (ст. 236 ТК РФ). Чтобы избежать споров, лучше закрепить сроки предоставления таких заявлений в локальном нормативном акте, например, в Правилах внутреннего трудового распорядка:

Извещения о начале отпуска и заявления о его предоставлении рекомендуем регистрировать в специальном журнале (Пример 6). Это позволит избежать споров о дате предоставления заявления.

ШАГ 2. ПРОВЕРЯЕМ, КАКОЙ ОТПУСК ПОЛОЖЕН РАБОТНИКУ

По общему правилу работникам предоставляются ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

Так, право на дополнительный оплачиваемый отпуск имеют :

• работники, условия труда которых относятся к вредным и опасным, - не менее 7 календарных дней (ст. 117 ТК РФ);
• работники с ненормированным рабочим днем - не менее 3 календарных дней в году (ст. 119 ТК РФ);
• лица, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях - от 8 до 24 календарных дней (ст. 321 ТК РФ, ст. 14 Закона РФ от 19.02.1993 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях», в ред. от 31.12.2014);
• врачи общей практики и их медицинские сестры за непрерывную работу в этих должностях свыше трех лет - 3 дня (постановление Правительства РФ от 30.12. 1998 № 1588 «Об установлении врачам общей практики (семейным врачам) и медицинским сестрам врачей общей практики (семейных врачей) ежегодного дополнительного оплачиваемого 3-дневного отпуска за непрерывную работу в этих должностях»);

Право на ежегодные удлиненные оплачиваемые отпуска имеют:

• работники с присвоенной группой инвалидности - 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации», в ред. от 07.03.2017);
• работники образовательных учреждений - продолжительностью 56 или 42 календарных дней в зависимости от вида учреждения и должности (постановление Правительства РФ от 14.05.2015 № 466 «О ежегодных основных удлиненных оплачиваемых отпусках», в ред. от 07.04.2017);
• штатные научные работники вузов: доктора наук - 48 рабочих дней, кандидаты наук - 36 рабочих дней (постановление Правительства РФ от 12.08.1994 № 949 «О ежегодных отпусках научных работников, имеющих ученую степень»);
• работники, занятые на работах с химическим оружием, - 56 или 49 календарных дней (ст. 5 Федерального закона от 07.11.2000 № 136-ФЗ «О социальной защите граждан, занятых на работах с химическим оружием», в ред. от 14.10.2014);
• работники организаций здравоохранения, осуществляющие диагностику и лечение ВИЧ-инфицированных больных - 36 рабочих дней (постановление Правительства РФ от 03.04.1996 № 391 «О порядке предоставления льгот работникам, подвергающимся риску заражения вирусом иммунодефицита человека при исполнении своих служебных обязанностей»).

• работники моложе 18 лет (часть 3 ст. 122, ст. 267 ТК РФ);
• работники, усыновившие ребенка (или детей) в возрасте до трех месяцев (часть 3 ст. 122 ТК РФ);
• женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него (часть 3 ст. 122 ТК РФ).

ШАГ 3: РАССЧИТЫВАЕМ СТАЖ НА ОТПУСК

После того как кадровик определился с продолжительностью основного и дополнительного отпуска, необходимо рассчитать, сколько же дней отпуска заработал работник.

Для этого следует рассчитать стаж, который дает право на получение отпуска. Ведь если работник отпуск еще не заработал, то предоставляя отпуск авансом, работодатель рискует. Не всегда при увольнении работнику начисляется зарплата, достаточная для удержания оплаты дней отпуска, использованных авансом.

Стаж, который дает право на получение ежегодного очередного оплачиваемого отпуска, исчисляется с первого дня работы у работодателя. Рабочий год исчисляется со дня приема работника на работу и заканчивается по истечении рабочего года. Рабочий год не совпадает с календарным, поэтому у каждого работника свой период рабочего года.

Аринин М.А. принят в организацию 16 мая 2016 г. Первый рабочий год работника начинается 16.05.2016 и заканчивается через 12 месяцев непрерывной работы, то есть длится по 15.05.2017. Второй рабочий год - с 16.05.2017 по 16.05.2018 и т.д.

Обратите внимание, что не все периоды, когда работник числился в организации, можно включить в стаж, который дает право на предоставление ежегодного очередного оплачиваемого отпуска (ст. 121 ТК РФ).

В стаж работы включаются:

• время работы в организации;
• время, когда работник не работал, но за ним сохранялось место работы (время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, дни временной нетрудоспособности, выходные и другие дни отдыха);
• время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на работе;
• период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр не по своей вине;
• время отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

В стаж для ежегодного отпуска не включаются:

• время отсутствия на работе без уважительных причин;
• время отпусков по уходу за ребенком;
• время отпусков без сохранения заработной платы, превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

• Расчет стажа для ежегодного отпуска, если работник в рабочем году использовал менее 14 календарных дней отпуска без сохранения заработной платы.

Приведем пример расчета стажа на отпуск.

Аринин М.А. принят 16.05.2016. Работник подал заявление о предоставлении ему ежегодного отпуска с 05.06.2017 на 14 календарных дней. При этом работнику с 14.11.2016 по 20.11.2016 предоставлялся ежегодный оплачиваемый отпуск в количестве 7 календарных дней, а 30.12.2016 он использовал 1 день отпуска без сохранения заработной платы. Также Аринин М.А. находился на больничном с 20.02.2017 по 24.02.2017.

● За рабочий год с 16.05.2016 по 15.05.2017 Аринину М.А. по общему правилу полагается 28 календарных дней отпуска. Поскольку время ежегодных отпусков и временной нетрудоспособности включается в стаж для предоставления ежегодных отпусков, учитываем в стаж данные периоды.

● Маринин М.А. также в рабочем году использовал 1 день отпуска без сохранения заработной платы. Однако поскольку общее количество дней не превышает 14 календарных, этот день также включается в стаж.

● Из общего количества дней, полагающихся за рабочий период, нужно вычесть дни уже использованного отпуска. Таким образом, Аринину М.А. за период с 16.05.2016 по 15.05.2017 полагается:

28 к.д. ежегодного отпуска - 7 к.д. использованного отпуска = 21 к.д.

У работника накопилось необходимое количество дней отпуска, и отпуск в количестве 14 календарных дней может быть ему предоставлен.

• Расчет стажа для ежегодного отпуска, если работник в рабочем году использовал более 14 календарных дней отпуска без сохранения заработной платы.

Если работник использовал отпуск без сохранения заработной платы периодом более 14 календарных дней, этот период в подсчет стажа также не включается согласно ст. 121 ТК РФ (см. также письма Роструда от 14.06.2012 № 854-6-1; от 18.12.2012 № 1519-6-1).

Работница принята 11.09.2015. Работнице с 05.12.2016 по 30.12.2016 было предоставлено 26 дней отпуска без сохранения заработной платы.

В период стажа, дающего право на предоставление ежегодного отпуска, включается только период отпуска без сохранения заработной платы в количестве 14 календарных дней. Остальные дни в отпускной стаж не входят и «сдвигают» границу рабочего года на 12 календарных дней (26 - 14 = 12) Таким образом, последний день текущего рабочего года придется не на 11.09.2017, а на 23.09.2017 (11.09.2017 + 12 дней).

• Расчет стажа для дополнительного отпуска за «вредную» работу.

Дополнительный отпуск планируется (как и ежегодный) в графике отпусков. Однако в стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными или опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в этих условиях время (часть третья ст. 121 ТК РФ).

Согласно п. 8 и 9 Инструкции о порядке применения Списка производств цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день (утверждена постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 21.11.1975 № 273/П-20, в ред. от 26.01.2017), полный дополнительный отпуск предоставляется, если работник в рабочем году фактически проработал в производствах, цехах, профессиях и должностях с вредными условиями труда не менее 11 месяцев. Если работник в рабочем году проработал во вредных условиях менее 11 месяцев, то дополнительный отпуск ему предоставляется пропорционально отработанному времени.

Для исчисления стажа работы, дающего право на указанный отпуск, необходимо подсчитать количество дней, которые работник фактически отработал во вредных условиях труда (не менее половины продолжительности рабочего дня). Далее следует определить количество полных месяцев работы во вредных или опасных условиях труда. Для расчета количества полных месяцев работы во вредных условиях труда необходимо суммарное количество дней такой работы в течение года разделить на среднемесячное количество рабочих дней. Если остаток составляет менее половины среднемесячного количества рабочих дней, он исключается из подсчета, если половину и более - округляется до полного месяца (письмо Роструда от 18.03.2008 № 657-6-0).

Работник принят на должность газорезчика 27.07.2016. Работник подал заявление о предоставлении ему ежегодного отпуска с 12.06.2017 на 14 календарных дней и ежегодного дополнительного отпуска с 26.06.2017 на 12 календарных дней (согласно коллективного договора). Работнику с 21.11.2016 по 27.11.2016 предоставлялся ежегодный оплачиваемый отпуск в количестве 7 календарных дней.

За рабочий год с 27.07.2016 по 26.07.2017 работнику по общему правилу полагается 28 календарных дней отпуска, а также 12 дней дополнительного отпуска. Рассчитаем количество дней отпуска за работу во вредных условиях труда.

На момент предполагаемого начала дополнительного отпуска работник отработает во вредных условиях с 27.07.2016 по 26.06.2017, что составляет 11 месяцев. Поскольку работник отработал не менее 11 месяцев, работнику предоставляется полный дополнительный отпуск в количестве 12 календарных дней.

Из общего количества дней, полагающихся работнику за данный период, нужно вычесть период уже использованного отпуска.

Таким образом, работнику за период с 27.07.2016 по 26.07.2017 полагается:

28 к.д. ежегодного отпуска + 12 к.д. дополнительного отпуска - 7 к.д. использованного отпуска = 33 к.д.

Работник принят на должность машиниста 24.10.2016. Он подал заявление о предоставлении ему ежегодного отпуска с 19.06.2017 на 14 календарных дней и ежегодного дополнительного отпуска с 03.07.2017 на 8 календарных дней (согласно коллективного договора). Работник свой отпуск еще не использовал.

На момент предполагаемого начала дополнительного отпуска работник отработает во вредных условиях с 24.10.2016 по 02.07.2017, что составляет 8 месяцев. Поскольку работник отработал менее 11 месяцев, необходимо рассчитать количество дней дополнительного отпуска. Для этого нужно определить количество дней, в которые работник фактически отработал во вредных условиях труда не менее половины продолжительности рабочего дня.

Например, работник работал полный рабочий день. Тогда для расчета применим формулу:

124 дня работы во вредных условиях / 29,4 (среднемесячное количество рабочих дней) = 4,22 к.д.

Таким образом, на 03.07.2017 работнику полагается 4 календарных дня дополнительного отпуска.

За рабочий год с 24.10.2016 по 23.10.2017 работнику полагается 21 календарный день основного ежегодного отпуска (9 отработанных месяцев × 2,33 дня). Также работнику полагается 4 календарных дня дополнительного отпуска.

У работника накопилось необходимое количество дней основного ежегодного отпуска. Также работодатель предоставляет работнику дополнительный отпуск в количестве 4 календарных дней.

ШАГ 4: ОФОРМЛЯЕМ ПРИКАЗ О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ОТПУСКА

Если препятствий для работника уйти в отпуск нет, можно издавать приказ. Чаще всего он составляется по унифицированной форме № Т-6 (Примеры 7, 8) (утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 11), но работодатель вправе разработать и свою форму. Работник знакомится с приказом под роспись.

ШАГ 5: ОФОРМЛЯЕМ ЗАПИСКУ-РАСЧЕТ

Для расчета причитающихся работнику других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска нужно оформить записку-расчет (Пример 9). Составляется она по унифицированной форме № Т-60 или по форме, утвержденной в организации.

Записку-расчет необходимо передать в бухгалтерию для расчета отпускных и выплаты их работнику.

ШАГ 6: ВНОСИМ СВЕДЕНИЯ В ЛИЧНУЮ КАРТОЧКУ РАБОТНИКА

После оформления приказа, кадровой службе необходимо внести данные об отпуске в личную карточку работника (форма № Т-2 или по форме организации) (Пример 10).

ШАГ 7: УЧИТЫВАЕМ ДНИ ОТПУСКА В ТАБЕЛЕ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Работодатель ведет табель учета рабочего времени по форме № Т-13 или по форме, утвержденной в организации. В табеле учета рабочего времени в обязательном порядке учитываются и дни ежегодного оплачиваемого отпуска. Дни, когда работник находится в отпуске, необходимо обозначать кодом ОТ или 09 (Пример 11).

ШАГ 8: ВНОСИМ СВЕДЕНИЯ В ГРАФИК ОТПУСКОВ

Организация должна утвердить график отпусков не позднее, чем за две недели до начала нового календарного года. При оформлении графика отпусков можно использовать унифицированную форму № Т-7, но работодатель вправе разработать и свою форму.

По мере использования работниками отпусков в график вносятся сведения о фактическом использовании отпуска.

Иногда в график вносят изменения. Например, если работник просит перенести его ежегодный оплачиваемый отпуск на другое время (и работодатель согласен), продлить работнику отпуск (например, в связи с наступившей во время отпуска нетрудоспособностью) или отозвать работника из отпуска.

После оформления заявления необходимо внести изменения в график отпусков. Иногда изменения в график вносятся приказом, однако ТК РФ не предусматривает такой обязанности. На наш взгляд, в этом случае достаточно сослаться на заявление работника в графе 8 (Пример 12).

РЕЗЮМЕ

1. Оформляя отпуск работнику по графику, необходимо направить последнему извещение о начале отпуска за две недели
до его начала.

2. Если работник желает пойти в отпуск вне графика, он должен обратиться
к работодателю с заявлением. Работодатель вправе согласиться с предоставлением отпуска вне графика либо отказать работнику.

4. По согласию работника и работодателя можно перенести отпуск по графику.

5. При подсчете стажа на отпуск необходимо учесть периоды, не входящие в стаж, который дает право на предоставление ежегодного очередного оплачиваемого
отпуска.

6. Соблюдая процедуру, кадровая служба должна издать приказ о предоставлении основного ежегодного оплачиваемого отпуска, оформить записку-расчет, внести записи в личную карточку работника, отразить отпуск в табеле учета рабочего времени и внести сведения в график
отпусков.

Отпуск - это один из видов времени отдыха, предусмотренных трудовым законодательством. Право на отдых каждому человеку гарантировано Конституцией РФ. Однако редкая организация позволит своему работнику отдыхать все 28 дней сразу. Поэтому часто работники делят отпуск на части продолжительностью менее 7 календарных дней. Это приводит к тому, что работник не может использовать отпуск для полноценного отдыха и восстановления трудоспособности. К тому же при предоставлении отпуска на период от 1 до 5 дней происходит подмена понятий «календарный день» и «рабочий день».

Конечно, работник вправе брать отпуск хоть по одному дню 28 недель подряд, но такой «отдых» не даст никакого результата. По мнению автора, работодателю нужно постараться убедить работника, чтобы последний взял не менее 7 календарных дней. Аргументация автора построена на понятии календарного дня, в котором и предоставляется ежегодный отпуск.

Вспомним про календарные дни

В статье 125 ТК РФ написано, что ежегодный оплачиваемый отпуск можно разделить на части по соглашению между работником и работодателем. Причем хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Кроме этого, в статьях 115 и 120 ТК РФ указано, что отпуск предоставляется работнику в календарных днях.

Самой большой ошибкой работодателя является расчет календарных дней сплошным подсчетом по календарю, так как бытовое понятие календарного дня не совпадает с понятием календарного дня в трудовом законодательстве. Согласно статье 14 ТК РФ: «В срок, исчисляемый в календарных неделях или днях, включаются и нерабочие дни».

Кроме того, работнику во время трудовой деятельности устанавливается определенный режим рабочего времени. Понятие рабочего времени раскрыто в статье 91 ТК РФ: «Рабочее время - время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности…». Режим рабочего времени может быть разным - пятидневная неделя с двумя выходными, шестидневная с одним выходным и рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику. То есть рабочие и выходные дни должны чередоваться.

Косвенным аргументом в данном вопросе может послужить постановление Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. № 213 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», в котором прописан порядок перевода рабочих дней в календарные при некоторых наиболее популярных режимах рабочего времени. В частности, в статье 9 указано: «Количество календарных дней... рассчитывается путем умножения рабочих дней по календарю 5-дневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время, на коэффициент 1,4». Это значит, что стоимость рабочего дня не равна стоимости календарного.

Вред для здоровья

Предоставление части отпуска работнику менее чем на 7 календарных дней нецелесообразно с точки зрения режимов отдыха сотрудника и соблюдения требований законодательства по охране труда. Вот что говорит Международная организация труда об отпусках.

Фрагмент документа

(…) Конференция, приняв Конвенцию , обеспечивающую трудящимся ежегодные оплачиваемые отпуска, принимая во внимание, что целью таких отпусков является предоставление трудящимся возможности отдыха, развлечений и развития своих способностей, учитывая, что установленные в Конвенции условия представляют собой минимальную норму, которой должна соответствовать всякая система оплачиваемых отпусков, считая, что желательно уточнить методы применения этой системы, рекомендует, чтобы каждый член Организации учитывал нижеследующие предложения: (…) 2. Хотя в особых случаях может представиться желательным предусматривать разбивку отпусков на части, однако следует избегать того, чтобы такие специальные меры шли вразрез с целью отпуска, который предназначается для того, чтобы трудящийся мог восстановить свои физические и душевные силы, израсходованные в течение года. В других случаях, за исключением совершенно чрезвычайных обстоятельств, разбивка отпуска должна быть ограничена распределением его не более чем на две части, одна из которых не может быть менее установленного минимума.

Проблемы с расчетами

ТК РФ не запрещает делить отпуск менее чем на 7 дней. Однако для корректного расчета задолженности по очередному отпуску и отпускных необходимо переводить рабочие дни работника в календарные при ­предоставлении очередного отпуска мелкими частями.

При предоставлении отпуска работнику в размере 28 календарных дней единовременно на данный период выпадают 20 рабочих дней и 8 выходных (при пятидневной рабочей неделе). В том случае, если вы будете предоставлять отпуск на 1 или 2 дня, вы фактически удлините период отпуска. Это связано с тем, что предоставленные в данном случае 14 рабочих дня искусственно увеличиваются на соответствующее количество выходных дней - период отпуска увеличится как минимум до 32 дней.

Рисунок 1

Готовимся к отпуску

Для того чтобы предоставить сотруднику отпуск независимо от его продолжительности - 28 календарных дней или любое меньшее количество, - в организации должны быть оформлены следующие документы (если сотрудник идет в отпуск не по графику, а по заявлению):

Заявление сотрудника.

Приказ о предоставлении отпуска (унифицированная форма Т-6).

Записка-расчет для начисления отпускных (оформляется бухгалтерией).

Отметка в личной карточке Т-2 (раздел 8).

Отметка в табеле учета рабочего времени (унифицированная форма Т-12 или Т-13).

Отметка в графике отпусков (унифицированная форма Т-7 в графе «фактическая дата» и, при необходимости, в графе «перенос ­отпуска» - основание и дата).

Таблица 1

Какие процедуры происходят с «отпускными» документами и какие должностные лица в организации участвуют в них

№ п\п	Документ	Оформление документа (придание ему юридической силы)	Должностное лицо в организации, отвечающее за соблюдение этой процедуры
1	Заявление	Написание	Работник
2		Регистрация
3		Согласование	Начальник подразделения
4		Утверждение (резолюция)
5	Приказ о предоставлении отпуска	Передача заявления работника в службу кадров	Сам работник или секретарь
6		Разработка проекта приказа	Сотрудник отдела кадров
7		Регистрация приказа	Секретарь (или др. отв. лицо)
8		Подписание приказа	Руководитель организации или другое уполномоченное лицо
9		Ознакомление с приказом	Работник
10	Записка-расчет для начисления отпускных	Передача копии приказа в бухгалтерию организации и/или оформление первой части записки-расчета	Сотрудник отдела кадров
11		Расчет и разработка	Бухгалтер
12		Выдача отпускных (не позднее чем за три дня до начала отпуска). В случае если деньги перечисляются работнику на карточку, работник не позднее чем за три дня до начала отпуска должен иметь ­возможность воспользоваться деньгами	Бухгалтер
13		Получение отпускных	Работник
14	Личная карточка Т-2	Отметка об отпуске	Сотрудник отдела кадров
15	Табель учета рабочего времени	Отметка об отпуске	Ответственное должностное лицо
16	График отпусков	Отметка о фактической дате отпуска и, при необходимости, - о переносе отпуска	Сотрудник отдела кадров

Для того чтобы нагляднее понять, какие временные и материальные ресурсы организации уходят на проведение всей этой процедуры, рекомендуется подсчитать, сколько времени займут эти действия у каждого должностного лица, и с учетом их должностных окладов рассчитать в денежном выражении сумму, которую тратит организация для того, чтобы один сотрудник сходил в отпуск на 1-2 дня, как это принято во многих коммерческих компаниях. Причем если бы работник пошел в отпуск один раз в год, эти временные и материальные затраты на оформление данного отпуска были бы также один раз. Но когда организация разбивает отпуск на две части и более, то эти затраты, соответственно, удваиваются или ­увеличиваются в несколько раз.

На практике организация, стремясь к минимизации своих расходов, решает вопрос значительно проще. Работодатель сокращает саму процедуру, не отдавая себе отчета о возможных последствиях.

Таблица 2

Какими документами и процедурами «жертвует» работодатель при оформлении «мелких» частей отпуска

Процедура и документы	Последствия
Не выдают отпускные	Исключают из процедуры предоставления отпуска бухгалтерию. Это приводит к тому, что организация нарушает требования статьи 136 ТК РФ, попадая под действие статьи 142 ТК РФ «Ответственность работодателя за нарушение сроков выплаты заработной платы и иных сумм, причитающихся работнику» и должна ­производить работнику уплату процентов согласно статье 236 ТК РФ
Не вносят текущую информацию в график отпусков	Это влечет неправильное использование такого документа, как график отпусков, и при трудовой проверке может привести к ответственности конкретного должностного лица, в чьи ­обязанности это входит
Не делают отметок в личной карточке Т-2	Приводит к неправильному использованию такого документа, как личная карточка Т-2, и при проверке Федеральная инспекция труда может наказать ответственное должностное лицо. Данное нарушение часто ведет к некорректному расчету компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении
Часто на приказе об отпуске нет подписи работника, свидетельствующей, что он ознакомлен с приказом	Пока работник не подпишет приказ об отпуске, отпуск формально не может у него начаться. Подписание заявления работника не придает юридической силы процедуре предоставления отпуска. Формально, если сотрудник ушел в отпуск, не ознакомившись с приказом, это можно трактовать как прогул
Заявления на отпуск не регистрируются	Нарушение принципов придания документам юридической силы и организации документооборота в компании
На заявлении на отпуск нет резолюции руководителя организации	Снова нарушение принципов придания документам юридической силы. Кроме этого, если на основании такого заявления (без резолюции) отдел кадров издает приказ, то происходит нарушение принципов работы с документами, так как в таком случае формально отдел кадров выполняет просьбу работника без соответствующего распоряжения работодателя. Возникает логичный вопрос: на кого работает отдел кадров?
Нет отметок в табеле рабочего времени (как правило, в тех организациях, где просто не ведется табель)	Нарушение требования статьи 91 ТК РФ. За это трудовой инспектор может наказать должностное лицо, ответственное за организацию «учета времени, фактически отработанного каждым работником»

Все эти нарушения при проведении проверок могут привести к наложению административных взысканий на конкретные должностные лица, предусмотренные кодексом об административных правонарушениях.

Помимо ответственности, предусмотренной Трудовым кодексом РФ за нарушения законодательства о труде и охране труда, законодательст­вом установлена и иная ответственность, предусмотренная Кодексом РФ ­об административных правонарушениях и Уголовным кодексом РФ.

Итак, при решении вопроса о предоставлении отпуска по частям ­работодателю рекомендуем учитывать следующее:

1. Отпуск можно будет разделить на части только в том случае, если работодатель согласен на такое разделение. Решая вопрос о предоставлении отпуска, работодатель должен учесть, что он обязан оплатить работнику отпускные не позднее чем за три дня до начала этой части отпуска (ст. 136 ТК РФ). А в случае невыплаты работнику отпускных за 3 дня до начала отпуска работодатель обязан компенсировать работнику данную задержку за каждый день согласно требованиям указанной статьи. То есть в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Размер этой компенсации может быть повышен коллективным или трудовым договорами. Обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.

19 марта 2007 г. Сидорова Л.Д. обратилась к руководителю с просьбой о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска на 3 дня с 20 по 22 марта. Даты выплаты заработной платы - 15 и последнее число текущего месяца. При рассмотрении примера будем исходить из часто встречающейся практики выплаты отпускных в день выдачи заработной платы. Согласно ТК РФ работодатель обязан выплатить отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска, следовательно, согласно нашему примеру, не позднее вечера 16 марта Сидорова Л.Д. должна иметь возможность распоряжаться своими денежными средствами. Но в действительности работница получит отпускные только 30 числа (т.е. в день выдачи зарплаты). Итак, в соответствии со статьей 236 ТК РФ работодатель обязан выплатить Сидоровой Л.Д. компенсацию за задержку выплаты ­отпускных с 17 марта по 30 марта. Подсчет: Компенсация = Отпускные × 1/300 × Ставка рефинансирования × 14 (период задержки)

2. Работодатель согласно статье 212 ТК РФ обязан обеспечить режим труда и отдыха работников в соответствии с законодательством РФ и законодательством субъектов РФ.

3. За нарушение требований по оплате отпускных и требований по охране труда предусмотрена как административная ответственность, так и уголовная (ст. 5.27, 3.11, 3.12 КоАП РФ, ст. 143 и 145 УК РФ).

1 Конвенция № 52 Международной организации труда «Относительно ежегодных оплачиваемых отпусков» (принята в г. Женеве 24 июня 1936 г. на 20-й сессии Генеральной конференции МОТ). В данной Конвенции Россия является договаривающейся стороной.

К нам в редакцию довольно часто поступают вопросы от читателей с просьбой разъяснить, можно ли взять отпуск 5 календарных дней, с понедельника по пятницу, тем самым сэкономив себе два дня отпуска, ведь суббота и воскресенье итак являются законными выходными днями? Или отпуск обязательно следует брать за 7 календарных дней? Разберемся в данном вопросе.

На сколько дней разрешается уйти в отпуск: на 1, 2, 5 дней?

Разделять отпуск на части позволяет статья 125 Трудового кодекса РФ. В ней говорится о том, что при разделении отпуска на части хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Относительно продолжительности другой части отпуска в Трудовом кодексе РФ ничего не говорится. То есть трудовое законодательство допускает брать отпуск, например, на один день, на два дня, на пять дней, на десять дней и т.д.

Также в Трудовом кодексе РФ ничего не говорится о том, сколько календарных дней должно приходиться на выходные дни, а сколько на рабочие. Поэтому при использовании отпуска по частям дни отпуска могут приходиться как на рабочие дни, так и на выходные.

Предусмотрены ли ограничения на разделение отпуска на части?

Но, помимо возможности делить отпуск на части, статья 125 Трудового кодекса РФ устанавливает и ограничения – разделение отпуска возможно только по соглашению между работником и работодателем.

Таким образом, если работник желает взять отпуск по частям, ему придется договориться с начальником о его продолжительности, т.к. за работодателем сохраняется право не согласиться с таким вариантом разбивки отпуска.

Ведь с точки зрения работодателя – такая разбивка отпуска на части не рациональна. Если работник хочет использовать отпуск так, чтобы исключить выходные, он автоматически увеличивает общее количество дней отпуска.

Начало мая - традиционно привлекательное время для непродолжительного отпуска. Кому грядки посадить, кому за границу слетать. Если выход из отпуска намечается на понедельник, то одни сотрудники пишут заявление вплоть до пятницы, поскольку следующие суббота и воскресенье - выходные. А другие - вплоть до воскресенья. Споры о том, как правильно, захлестывают не одну бухгалтерию и отдел кадров. Отмечу, что оба варианта приемлемы. А вот результат по ним будет разный.

Деньги. Отпуск с максимальным количеством выходных дней

Итак, давайте рассуждать. По закону каждому работнику положен отпуск 28 календарных дней. Причем не важно, на какие дни он выпадает - на выходные или на рабочие. Поскольку все они в итоге календарные. Единственное, о чем надо помнить, что в календарные дни не включаются праздники. Но об этом я скажу чуть позже.

То есть работник может оформить отпуск, например, только на выходные дни или только на рабочие. Главное, чтобы одна часть отпуска была не менее 14 календарных дней. Такова норма статьи 125 Трудового кодекса РФ. Остальные части можно дробить как угодно. Хоть 14 раз по одному дню.

Вначале рассмотрим вариант, когда сотрудник взял отпуск с учетом выходных дней, например с понедельника по воскресенье. В этом случае он выигрывает в денежном отношении, но проигрывает в отдыхе. Поскольку он и так мог бы отдохнуть в выходные дни, а использует для этого дни отпуска. Зато эти выходные будут оплачены. Поясню на примере.

Допустим, работник в мае написал заявление на отпуск с 7 мая по 13 мая, включая субботу и воскресенье. В итоге получилось шесть календарных дней отпуска. Почему шесть, а не семь дней? Обратите внимание, что 9 Мая - праздничный день, поэтому в календарные дни отпуска он не входит. Пусть оклад у работника - 20 000 рублей. За предыдущие 12 месяцев он заработал 240 000 рублей. Считаем, что расчетный период отработан полностью. Тогда средний дневной заработок сотрудника составит:
240 000 руб. : 12 мес. : 29,4 = 680,27 руб.

Умножаем его на шесть календарных дней отпуска и получаем сумму отпускных:
680,27 руб. x 6 календ. дн. = 4081,62 руб.

То есть за такой отпуск, с учетом выходных, сотрудник получит 4081 рубль 62 копейки.

Время. Отдых только в рабочие дни

Теперь рассмотрим вариант, когда сотрудник, желая сэкономить дни отпуска, не включает в него выходные дни. Например, пишет заявление с понедельника по пятницу. Тогда он может растянуть положенные ему 28 календарных дней на более долгий период, но вот оплату выходных дней, примыкающих к отпуску, он уже получать не будет. Не все это, кстати, понимают. Многие сотрудники полагают, что если возьмут отпуск с понедельника по пятницу, то получат столько же, как если бы написали заявление на отпуск с понедельника по воскресенье. Ведь отдыхают-то все равно неделю. А вот дни отпуска при этом сэкономят...

Поэтому ваша задача - разъяснить сотруднику, что он ошибается. В этом варианте он выигрывает только в отдыхе. А в зарплате потеряет. Рассмотрим этот же пример, только предположим, что сотрудник написал заявление не по 13, а по 11 мая. То есть отпуск пришелся на рабочую неделю без выходных.

В результате бухгалтер должен начислить отпускные только за четыре календарных дня. Праздничный день, как я уже говорила, в расчет не входит.

На цифрах это получится: 680,27 руб. x 4 календ. дн. = 2721,08 руб. Как видите, сумма отпускных гораздо меньшая, чем в первом варианте.

Праздники. Время отпуска сохраняется, итоговый размер оплаты не меняется

Именно наличие праздничных дней в мае и побуждает работников брать небольшие отпуска. Это позволяет, так сказать, продлить праздник. Однако, как я уже говорила, праздничные дни не оплачиваются. Поэтому с точки зрения размера отпускных лучше, если праздничные дни в период отпуска не входят. Для сравнения: недельный отпуск, например с 7 по 11 мая, будет оплачен в меньшей сумме, чем недельный отпуск с 14 по 18 мая. Поскольку в первом случае в период отпуска попадает 9 Мая, праздничный день. Вот давайте посмотрим на цифрах.

Работник идет в отпуск с 14 мая по 18 мая, то есть на пять календарных дней. Его среднедневной заработок опять же 680,27 рубля. Сумма отпускных в этом случае будет равна: 680,27 руб. x 5 календ. дн. = 3401,35 руб.

В то время как за неделю отпуска с праздничным днем он получил бы 2721, 08 рубля.

Однако если посмотреть на ситуации в целом, то эта потеря в деньгах будет компенсирована большим размером заработной платы за май. Ведь при отпуске с 14 по 18 мая работник отдыхает пять рабочих дней и за оставшиеся 16 рабочих дней мая ему начисляется зарплата. А отпуск с 7 по 11 мая - это четыре рабочих дня. Соответственно, зарплата будет начислена за 17 рабочих дней. Таким образом, если на период отпуска приходятся праздничные дни, то они, во-первых, не оплачиваются, а во-вторых, в период отпуска не засчитываются. Это такой своеобразный компромисс между отпуском с максимальным количеством выходных дней и отпуском только на рабочий период.

Еще советы

Регулируем отпуска трудовыми договорами

Ирина Гора , финансовый директор ООО «Корпорация "СБиС"»:

В трудовых договорах с сотрудниками у нас прописано, что отпуск предоставляется двумя частями по 14 календарных дней каждая. При таком подходе стараемся, чтобы участок работы «отдыхающего» надолго не остался без присмотра. Поскольку никакая взаимозаменяемость не решит вопрос отсутствия ценного работника на более продолжительное время. А неценных работников у нас нет. В то же время 14 календарных дней - это достаточное время для того, чтобы полноценно отдохнуть.

По этой же причине мы заблаговременно составляем график отпусков для того, чтобы, с одной стороны, максимально удовлетворить пожелания работников, а с другой - учесть потребности работодателя. Это позволяет не нарушать нормального ритма работы предприятия. А также не создает сложных отношений между его работниками, которые «чужие» дни отпуска, как правило, считают лучше, чем свои.

Ольга Чугина , главный бухгалтер ООО «Истела Роса»:

Мы позволяем работникам разбивать отпуск на части, как им удобнее. Ведь на какое количество частей может быть разделен отпуск, в Трудовом кодексе РФ не оговорено. Главное, чтобы хотя бы одна из этих частей составляла 14 календарных дней. Не обязательно, кстати, первая. Если на период отпуска попадают нерабочие праздничные дни, то эти дни в соответствии с законодательством мы не оплачиваем, но и в отпуск не включаем.

Часто возникают ситуации, когда работники просят рассчитать отпуск так, чтобы последний день приходился либо на пятницу, либо на воскресенье, кому как удобнее. Мы этому не препятствуем. Так как в конечном итоге, если сотрудник отгуляет все 28 календарных дней в году, сумма его отпускных будет одинаковая. Другой вопрос, что если он часто отдыхает «лишь до пятницы», то в отпуске он будет находиться большее время. Но этот вопрос каждый сотрудник у нас решает для себя самостоятельно, в зависимости от степени своей ценности для организации.

На продолжительность дополнительного отпуска за работу во вредных условиях труда и величину отпускных влияет несколько факторов.

Работникам, занятым во вредных условиях труда, ежегодно должен быть предоставлен дополнительный оплачиваемый отпуск. Его минимальная продолжительность — 7 календарных дней. Такие правила установлены:

— в части 1 статьи 116 и статье 117 ТК РФ;

— пункте 1 постановления Правительства РФ от 20.11.2008 N 870 «Об установлении сокращенной продолжительности рабочего времени, ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, повышенной оплаты труда работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда».

Продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска определяют по результатам проведенной аттестации рабочих мест по условиям труда. Порядок проведения аттестации рабочих мест по условиям труда утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 26.04.2011 N 342н «Об утверждении Порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда».

Конкретные нормы продолжительности дополнительного оплачиваемого отпуска в зависимости от профессии (должности) работника установлены Списком производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, утвержденным постановлением Госкомтруда СССР, Президиума ВЦСПС от 25.10.74 N 298/П-22 (далее — Список).

В Списке продолжительность предоставляемого дополнительного отпуска установлена в диапазоне от 6 до 36 рабочих дней.

До принятия нового порядка предоставления компенсаций работникам, занятым во вредных условиях труда, Список может применяться, если его положения включены в коллективный договор или локальные нормативные акты, принимаемые работодателем (ч. 3 ст. 219 ТК РФ, информация Минтруда России от 13.02.2013, письмо Роструда от 19.06.2012 N ПГ/4463-6-1).

Отпускной стаж для дополнительного отпуска

Право на дополнительный отпуск в полном размере имеют работники, фактически отработавшие во вредных условиях не менее 11 месяцев.

Во всех остальных случаях его продолжительность рассчитывается пропорционально отработанному времени. Такой порядок установлен пунктом 9 Инструкции, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 21.11.75 N 273/П-20 «Об утверждении Инструкции о порядке применения Списка производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день» (далее — Инструкция).

Список, а также Инструкция действуют в части, не противоречащей Трудовому кодексу (ч. 1 ст. 423 ТК РФ).

Работник трудился во вредных условиях неполный месяц

Работники ходят в отпуск, болеют, берут отпуск за свой счет и т. д. На практике редко кто отрабатывает во вредных условиях полное количество месяцев, обычно несколько месяцев и несколько дней. В этом случае нужно определить, сколько полных месяцев работник фактически отработал во вредных условиях.

Пример 2. А. Б. Барышев работает газосварщиком по календарю пятидневной рабочей недели. По результатам аттестации рабочих мест за работу во вредных условиях труда ему положен дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней за рабочий год, это прописано в локальном документе организации.

В период с 11 марта по 30 сентября 2013 года (включительно) А. Б. Барышев отработал во вредных условиях 140 полных рабочих дней.

Решение. По календарю пятидневной рабочей недели в 2013 году 247 рабочих дней. Среднемесячное количество рабочих дней равно 20,58 (247 раб. дн. : 12 мес.).

Количество полных месяцев, за которые сотруднику положен дополнительный оплачиваемый отпуск, составляет 6,8 (140 раб. дн. : 20,58 дн./мес.), полученный результат округляем до 7.

Продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска за работу во вредных условиях труда в календарных днях составляет 8,17 (14 календ. дн. : 12 мес. х 7 мес.).

В локальном документе организации отражены правила округления до целого количества календарных дней отпуска — в пользу работника.

Работник имеет право на дополнительный отпуск продолжительностью 9 календарных дней.

Разные вредные факторы — разная продолжительность дополнительного отпуска

Если в течение рабочего года сотрудник трудился на разных производствах или на разных должностях, за работу в которых предоставляется дополнительный отпуск неодинаковой продолжительности, подсчет времени, проработанного во вредных условиях труда, производится отдельно по каждой работе.

Пример 3. А. Э. Антонов работает маляром полный рабочий день по календарю шестидневной рабочей недели.

В период с 25 января по 30 апреля 2013 года (включительно) А. Э. Антонов отработал во вредных условиях труда 78 полных рабочих дней, за работу в которых полагается отпуск продолжительностью 14 календарных дней за рабочий год.

А с 1 мая по 20 сентября 2013 года он был переведен на работы, за которые положено 7 календарных дней дополнительного отпуска за рабочий год. В данный период он отработал 116 полных рабочих дней.

Решение. По календарю шестидневной рабочей недели в 2013 году 299 рабочих дней. Среднемесячное количество рабочих дней равно 24,92 (299 раб. дн. : 12 мес.).

Количество полных месяцев, за которые сотруднику положен дополнительный оплачиваемый отпуск, составляет:

— 3,13 месяца (78 раб. дн. : 24,92 дн./мес.);

— 4,65 месяца (116 раб. дн. : 24,92 дн./мес.).

Продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска

— за работу во вредных условиях труда составляет:

— за 3,13 месяца — 3,65 календарного дня (14 календ. дн. : 12 мес. х 3,13 мес.);

— за 4,65 месяца — 2,71 календарного дня (7 календ. дн. : 12 мес. х 4,65 мес.).

Общая продолжительность дополнительного отпуска составляет 6,36 календарного дня (3,65 календ. дн. + 2,71 календ. дн.).

Работнику нужно предоставить 7 календарных дней дополнительного отпуска.

Два отпуска — одна сумма отпускных

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска период дополнительного оплачиваемого отпуска суммируется с периодом ежегодного основного оплачиваемого отпуска (ч. 2 ст. 120 ТК РФ, п. 14 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР от 30.04.30 N 169). Это значит, что оба отпуска предоставляются последовательно без перерыва один за другим. Соответственно и отпускные за оба отпуска должны быть выданы не позднее чем за три дня до начала первого из них (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Каждый день отпуска оплачивается из средней заработной платы работника.

По общему правилу расчет среднего заработка для определения суммы отпускных производится исходя из фактически начисленной работнику заработной платы и фактически отработанного им времени за расчетный период.

Продолжительность расчетного периода для определения среднего заработка составляет 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Основание:

— часть 3 статьи 139 Трудового кодекса;

— пункты 1, 2 и 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922.

В коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников (ч. 6 ст. 139 ТК РФ).

В данном случае при расчете отпускных для ежегодного оплачиваемого и для дополнительного отпуска единым будет расчетный период и сумма учитываемых выплат. Однако, поскольку количество дней ежегодного оплачиваемого отпуска исчисляется календарными днями, а дополнительного — рабочими, у бухгалтера возникнут трудности при определении величины среднего дневного заработка.

Избежать эту проблему можно, обеспечив сопоставимость показателей количества дней, а именно: нужно перевести рабочие дни в календарные.

Методы пересчета рабочих дней в календарные

Законодательством не установлены правила пересчета рабочих дней дополнительного оплачиваемого отпуска в календарные. На практике применяются два метода:

— календарный;

— математический.

Правила пересчета рабочих дней отпуска в календарные дни необходимо установить во внутренних документах компании — локальном нормативном акте или коллективном договоре.

Календарный метод

— от даты начала отпуска отсчитывается определенное количество дней основного отпуска в календарных днях;

— от даты, следующей за последним днем отпуска, отсчитывается определенное количество дней дополнительного отпуска в рабочих днях в расчете на шестидневную рабочую неделю;

— после этого общий период отпуска (с первого по последний день) переводится в календарные дни.

Пример 4. Работнику предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск со 2 сентября 2013 года продолжительностью 28 календарных дней и дополнительный отпуск — 9 рабочих дней по графику шестидневной рабочей недели. Работник не является сезонным работником, с ним заключен бессрочный трудовой договор.

Какова будет продолжительность дополнительного отпуска в календарных днях и какого числа работнику выходить на работу?

Решение. Календарный подсчет. Отпуск начинается в понедельник.

Определяем дату окончания основного отпуска, это 29 сентября 2013 года (2 сентября (включительно) + 28 календ. дн.).

С 30 сентября 2013 года отсчитываем 9 рабочих дней дополнительного оплачиваемого отпуска (по календарю 6-дневной рабочей недели). Последним днем отпуска будет 9 октября 2013 года.

Общая продолжительность отпуска составит 38 календарных дней. Работник должен приступить к работе 10 октября 2013 года.

При применении календарного метода общая продолжительность отпуска зависит от того, в какой день недели начинается отпуск. Покажем это на примере.

Пример 5. Воспользуемся условием примера 4, изменив только дату начала отпуска — 6 сентября 2013 года.

Решение. Календарный подсчет. Отпуск начинается в пятницу.

Определяем дату окончания основного отпуска — 3 октября 2013 года (28 календ. дн. с 6 сентября).

С 4 октября 2013 года отсчитываем 9 рабочих дней дополнительного оплачиваемого отпуска (по календарю 6-дневной рабочей недели).

Последним днем отпуска будет 14 октября 2013 года. Работник должен выйти на работу 15 октября 2013 года.

При этом общая продолжительность отпуска составит 39 календарных дней.

Математический метод

Зависимость общей продолжительности отпуска от того, в какой день недели начинается оплачиваемый отпуск, позволяет избежать применение математического метода пересчета рабочих дней в календарные.

Его суть состоит в расчете соотношения календарных и рабочих дней, приходящихся на одну календарную неделю (7 календ. дн. : 6 раб. дн.).

Это соотношение представляет собой константу, применяемую во всех последующих расчетах, независимо от конкретных условий предоставления отпусков.